PTA Executive Board Roles

• Oversees and coordinates the work of an executive board to run a PTA effectively

• Presides at PTA board and association meetings

• Serves as the official contact, communicator and representative of a PTA

• Designated as an authorized signer for PTA checks, contracts and authorizations for payment

• Serves as ex-officio member of all committees except the Nominating Committee

• Works with other PTA leaders to connect families, school and community to support student success

• Supervisa y coordina el trabajo de la Mesa Directiva Ejecutiva para garantizar el funcionamiento eficaz de la PTA.

• Preside las reuniones de la Mesa Directiva y de la Asociación.

• Actúa como contacto oficial, portavoz y representante de la PTA.

• Está autorizado(a) para firmar cheques, contratos y autorizaciones de pago en nombre de la PTA.

• Es miembro ex oficio de todos los comités, excepto del Comité de Nominaciones.

• Trabaja junto con otros líderes de la PTA para fortalecer la conexión entre las familias, la escuela y la comunidad con el fin de apoyar el éxito estudiantil.

• Works as the primary aide to the president

• Helps lead a PTA toward specific goals consistent with PTA purposes and policies

• Performs president’s duties in their absence

• Carries out other duties outlined in unit bylaws and standing rules or as assigned

• Actúa como el principal apoyo del(de la) presidente(a).

• Ayuda a dirigir la PTA hacia metas específicas que estén alineadas con los propósitos y las políticas de la PTA.

• Asume las funciones del(de la) presidente(a) en su ausencia.

• Desempeña otras funciones establecidas en los estatutos y las reglas permanentes de la unidad, o aquellas que le sean asignadas.

• Take minutes at board and association meetings

• Co-signs documents with president: authorizations for payment, resolutions and formal letters

• Handles PTA correspondence as directed by the president

• Maintains and preserves PTA records and important documents to pass on at the end of the term

• Toma las actas de las reuniones de la Mesa Directiva y de la Asociación.

• Firma conjuntamente con el(la) presidente(a) documentos oficiales, como autorizaciones de pago, resoluciones y cartas formales.

• Gestiona la correspondencia de la PTA según las indicaciones del(de la) presidente(a).

• Mantiene y conserva los registros y documentos importantes de la PTA para entregarlos al finalizar su mandato.

The Treasurer is the custodian of the funds and tracks the actual flow of money in and out of the bank. 

• Maintains permanent records to track unit funds and financial transactions

• Chairs budget committee and prepares annual budget for adoption by the association

• Pays all PTA bills as authorized by board or association

• Ensures taxes and reports required by PTA bylaws, insurance or federal and state governments are completed and submitted by the due dates

• At every meeting, they present a report that includes:

  • The starting and ending bank balances for the period.

  • A detailed breakdown of all income received (matching the totals the Financial Secretary reported) and expenses paid.

  • A year-end Annual Financial Report that includes data from both officers.

El(La) Tesorero(a) es el custodio de los fondos de la PTA y supervisa el flujo real de dinero que entra y sale de las cuentas bancarias.

• • Mantiene registros permanentes para dar seguimiento a los fondos y las transacciones financieras de la PTA.

  • Preside el comité de presupuesto y prepara el presupuesto anual para su aprobación por la Asociación.

  • Paga todas las facturas de la PTA autorizadas por la Mesa Directiva o la Asociación.

  • Se asegura de que los impuestos y los informes requeridos por los estatutos de la PTA, el seguro y los gobiernos federal y estatal se completen y presenten dentro de los plazos establecidos.

En cada reunión, presenta un informe que incluye:

• • El saldo inicial y final de las cuentas bancarias para el período correspondiente.

  • Un desglose detallado de todos los ingresos recibidos (que coincidan con los totales reportados por el(la) Secretario(a) Financiero(a)) y de todos los gastos pagados.

  • Un Informe Financiero Anual de fin de año que incluye la información financiera de ambos funcionarios.

The Financial Secretary is responsible for tracking money as it comes into the PTA. At every executive board and association meeting, they present a report that includes:

• Works closely with the treasurer and other financial officers in handling PTA funds

• Keeps a record of all PTA funds collected, deposited and disbursed

• Prepares monthly and annual financial reports including:

  • An itemized list of all receipts/monies collected.

  • An itemized list of all deposits made into the bank.

  • An itemized listing of payment authorizations.

El(La) Secretario(a) Financiero(a) es responsable de llevar el control de los fondos a medida que ingresan a la PTA. En cada reunión de la Mesa Directiva Ejecutiva y de la Asociación, presenta un informe financiero que incluye:

• Trabaja en estrecha colaboración con el(la) tesorero(a) y otros funcionarios financieros en el manejo de los fondos de la PTA.

• Mantiene un registro de todos los fondos de la PTA recaudados, depositados y desembolsados.

• Prepara informes financieros mensuales y anuales que incluyen:

  • Una lista detallada de todos los ingresos y fondos recaudados.

  • Una lista detallada de todos los depósitos realizados en la cuenta bancaria.

  • Una lista detallada de todas las autorizaciones de pago aprobadas.

• Assists the president to manage meetings and advises on parliamentary procedure

• Chairs the bylaws committee to review unit bylaws each year and propose revisions to the bylaws every five years

• Schedules the nominating committee’s first meeting, providing information on the nomination and election process

• Asiste al(a la) presidente(a) en la conducción de las reuniones y brinda asesoramiento sobre procedimientos parlamentarios.

• Preside el comité de estatutos para revisar los estatutos de la unidad cada año y proponer modificaciones a los mismos cada cinco años.

• Programa la primera reunión del comité de nominaciones y proporciona información sobre el proceso de nominación y elección.

• Works with the Program Committee and other chairs to plan and organize programs for the school year

• Collaborates with the principal, PTA president, other committee chairs and school groups to coordinate, plan and implement programs

• Develops an annual program calendar and presents it at PTA association meeting for adoption

• Works with the Communication Chair to publicize the approved program calendar using newsletters, website, social networks and school handbook

• Oversees volunteer recruitment and delegates tasks for implementing and running programs

• Trabaja con el Comité de Programas y otros coordinadores para planificar y organizar los programas del año escolar.

• Colabora con el director(a), el(la) presidente(a) de la PTA, otros coordinadores de comités y grupos escolares para coordinar, planificar e implementar programas.

• Desarrolla un calendario anual de programas y lo presenta en una reunión de la Asociación de la PTA para su aprobación.

• Trabaja con el(la) Coordinador(a) de Comunicaciones para difundir el calendario de programas aprobado a través de boletines informativos, el sitio web, las redes sociales y el manual escolar.

• Supervisa el reclutamiento de voluntarios y delega tareas para la implementación y ejecución de los programas.

The PTA Membership Chair works with the Membership Committee to plan the annual membership campaign. The Membership Chair is responsible for creating and implementing a membership plan, promoting membership throughout the year, providing membership reports at PTA board and association meetings, collecting dues, and distributing membership cards.

At Valley View, the Membership Chair also works with the executive board to create community and ensure that all PTA members are included and belong.

El(La) Coordinador(a) de Membresía de la PTA trabaja con el Comité de Membresía para planificar la campaña anual de membresía. Es responsable de crear e implementar un plan de membresía, promover la afiliación durante todo el año, presentar informes de membresía en las reuniones de la Mesa Directiva y de la Asociación, recaudar las cuotas de membresía y distribuir las tarjetas de membresía.

En Valley View, el(la) Coordinador(a) de Membresía también trabaja con la Mesa Directiva Ejecutiva para fortalecer el sentido de comunidad y asegurar que todos los miembros de la PTA se sientan incluidos y parte de la comunidad escolar.

• Works with fundraising committees to plan and organize fundraising activities

• Focuses on raising the amount of funds needed to meet the unit’s budget

• Presents reports on proposed fundraising activities at board and association meetings for approval

• Planifica, coordina y supervisa las actividades de recaudación de fondos de la PTA.

• Trabaja con la Mesa Directiva y los coordinadores de eventos para alcanzar las metas de recaudación establecidas en el presupuesto.

• Organiza y promueve campañas de recaudación de fondos durante el año escolar.

• Coordina a los voluntarios necesarios para apoyar las actividades de recaudación.

• Lleva un seguimiento de los resultados y presenta actualizaciones a la Mesa Directiva según sea necesario.

• Reviews the books and financial records of a PTA to determine their accuracy

• Presents written reports on financial reviews to the board for review and the association for adoption

• Uploads copies of adopted financial reviews to the document retention system as indicated in unit bylaws

• Revisa los libros contables y registros financieros de la PTA para verificar su exactitud y precisión.

• Presenta informes escritos de las revisiones financieras a la Mesa Directiva para su revisión y a la Asociación para su aprobación.

• Carga copias de las revisiones financieras aprobadas al sistema de conservación de documentos, según lo establecido en los estatutos de la unidad.

The PTA communications leader helps PTA members stay up-to-date with PTA business through:

• Print publications: Calendars and Wednesday Folder inserts.

• Electronic communications: Updating electronic communications including website, social media, newsletter, etc.

• Creating and updating the calendar of events and contact information for PTA officers and chairmen.

• Creating budget graphics

Mantiene informados a los miembros de la PTA sobre las actividades y asuntos de la organización mediante:

• Publicaciones impresas: calendarios e información enviada en las carpetas de los miércoles.

• Comunicaciones electrónicas: actualización del sitio web, redes sociales, boletines informativos y otros canales digitales.

• Creación y actualización del calendario de eventos y la información de contacto de los miembros de la Mesa Directiva y coordinadores de comités.

• Diseño de gráficos y materiales visuales para el presupuesto y otras comunicaciones de la PTA.

• Attends the first part or Board Meetings to collaborate on 5th grade fundraising progress

• Chairs the Outdoor Education Fundraising during their student's 4th grade year.

• Asiste a la primera parte de las reuniones de la Mesa Directiva para colaborar en el seguimiento del progreso de la recaudación de fondos para Educación al Aire Libre de 5.º grado.

• Dirige la recaudación de fondos para Educación al Aire Libre durante el año en que su estudiante cursa 4.º grado.

• Attend ELAC meetings and provide updates to the PTA Board.

• Share relevant PTA information, events, and opportunities with ELAC families.

• Foster communication and collaboration between the PTA and ELAC.

• Advocate for the inclusion and engagement of English Learner families in school and PTA programs.

• Support efforts to make PTA communications, meetings, and events accessible to multilingual families.

• Identify opportunities for the PTA to support EL students and families through programs, resources, and community-building activities.

• Asistir a las reuniones de ELAC y proporcionar informes y actualizaciones a la Mesa Directiva de la PTA.

• Compartir información relevante de la PTA, eventos y oportunidades con las familias de ELAC.

• Fomentar la comunicación y colaboración entre la PTA y ELAC.

• Promover la inclusión y participación de las familias de aprendices de inglés en los programas escolares y de la PTA.

• Apoyar los esfuerzos para que las comunicaciones, reuniones y eventos de la PTA sean accesibles para familias multilingües.

• Identificar oportunidades para que la PTA apoye a los estudiantes EL y sus familias mediante programas, recursos y actividades que fortalezcan la comunidad.